Usluga Priprema i praćenje skupštine (PPS) obuhvaća sustav potreban za pripremu i praćenje skupštine trgovačkog društva s elektroničkim glasovanjem. Također, moguće je praćenje rada drugih organizacija i skupova koje donose odluke glasovanjem.

PPS se nudi kao usluga „ključ u ruke“. To znači da sav posao i brigu o pripremi i praćenju tijeka skupštine, uključujući elektronsko glasovanje, može preuzeti VOBCO. VOBCO osigurava znanje u pripremi i provedbi skupštine, stručno osoblje, potrebnu opremu, te jamči efikasnu i kvalitetnu provedbu skupštine korištenjem naprednih tehnoloških rješenja.

Novost u takvom pristupu praćenja tijeka skupštine je automatiziran proces glasovanja - elektronsko glasovanje, koje omogućuje sustav prikupljanja, obrade i prikaza rezultata glasovanja u realnom vremenu. Glasovanje se odvija korištenjem tablet uređaja.

Pouzdanost

Rezultati glasovanje sudionika se u realnom vremenu spremaju u elektronskom obliku u bazu podataka u kojoj ostaju trajno pohranjeni. Elektronsko prebrojavanje glasova onemogućava nastajanje pogrešaka prebrojavanja, a pohranjeni rezultati su trajno dostupni.

Sigurnost

Sustav je potpuno autonoman i zahtjeva minimalne tehničke preduvjete za rad. Zaštitni mehanizmi onemogućavaju neovlašteno rukovanje i interakciju sa sustavom.

Interaktivnost

Tijek skupštine i rezultati glasovanja vidljivi su svim sudionicima putem projekcijskog zaslona. Na zaslonu svakog uređaja prikazuju se informacije za svakog sudionika i prijedlozi odluka s mogućnošću odabira. Sustav omogućava dinamičku promjenu dnevnog reda skupštine i prijedloga odluka.

Brzina

Svi događaji u sustavu se obrađuju u realnom vremenu. Rezultati glasovanja dostupni su odmah po njegovom završetku što značajno ubrzava tijek skupštine. Nije potrebno odvajati vrijeme za prebrojavanje glasova. Rezultat glasovanja može se ispisati odmah po njegovoj provedbi.

Prilagodljivost

Sustav je moguće prilagoditi potrebama svakog pojedinog društva.

Transparentnost

Tijek skupštine i rezultati glasovanja vidljivi su svim sudionicima putem projekcijskog zaslona. Po završetku skupštine izrađuje se digitalni zapis cjelokupnog tijeka skupštine i rezultata glasovanja sa analitikom za trajnu pohranu.

Profesionalnost

Djelatnici VOBCO-a svojim znanjem i iskustvom osiguravaju profesionalni pristup i preuzimaju sav posao i brigu o pripremi i praćenju skupštine.

Aplikacija Skupština

Aplikacija pod nazivom Skupština najvažniji je dio ovog sustava. Svi podaci vezani uz pripremu (dioničari s pravom glasa, količinom glasova, evidencija prijavljenih, punomoćnici, izuzeća, kvorum, kriteriji potrebne većina glasova za donošenje odluka pojedinih točaka dnevnog reda i dr.) i tijek skupštine (rezultati glasovanja s analitikom, dopune – protuprijedlozi, evidencija kronologije tijeka skupštine i njezinih sumarnih i analitičkih podataka) pohranjuju se u bazu ove aplikacije. Ona upravlja servisom koji omogućuje sudionicima skupštine, korisnicima mobilnih uređaja, dohvaćanje podataka vezanih uz tijek skupštine i glasovanje. Tijekom skupštine aplikacijom upravlja stručnjak Vobco-a – voditelj tehničke podrške.

Pristup aplikaciji imaju samo registrirani mobilni uređaji koje sudionici preuzimaju kod prijave dolaska na skupštinu.

Aplikacija omogućuje generiranje i ispis izvještaja potrebnih za ispunjenje pravnih zahtjeva.

Aplikacija sadrži sučelje koje omogućava sudionicima skupštine da u svakom trenutnu vide osnovne podatke relevantne za rad skupštine (ukupan broj glasova, količina dionica s pravom glasa, količina i postotak prisutnih glasova, postojanje kvoruma, dnevni red, trenutna točka dnevnog reda ...).

Visoka fleksibilnost sustava omogućuje prilagodbu ako dođe do promjena u tijeku skupštine (izostanak kvoruma, promjena dnevnog reda - protuprijedlozi i sl.). Takve promjene se automatski ažuriraju i vidljive su na svim povezanim uređajima.

Povezanost mobilnih uređaja sa lokalnim serverom ostvaruje se putem lokalne bežične mreže.

Aplikacija SkupštinaMobile

Prilagodljivo sučelje i personaliziran prikaz podataka glavne su prednosti ovog dijela sustava. Aplikacija SkupštinaMobile instalirana je na tablet uređaj kojeg koristi sudionik skupštine.

Svakom sudioniku skupštine dodjeljuje se jedan uređaj s aplikacijom SkupštinaMobile koji mu služi za glasovanje, informiranje i praćenje tijeka skupštine.

Sučelje prikazuje dnevni red skupštine, a za svaku točku dnevnog reda na kojoj se glasuje prikazuje broj glasova koje taj sudionik ima (uz provjeru izuzeća). Kako bi skupština imala dosljedan tijek, glasovanje je onemogućeno do trenutka oznake na ekranu uređaja o početku glasovanja. Administriranje sustavom i upravljanje sučeljem obavlja stručnjak Vobco-a prisutan na skupštini.

Punomoćnik ili zastupnik ima mogućnost prikaza i odabira različitih opcija za neku odluku ovisno o osobi/osobama koje zastupa. Na taj način jedan punomoćnik može zastupati više pravnih i/ili fizičkih osoba različitih opredjeljenja u odnosu na glasovanje.

Korištenjem projektora moguće je informacije o skupštini i njezinom tijeku, uključujući rezultate glasovanja, prikazivati sudionicima skupštine na zaslonu projektora.

Po završetku skupštine aplikacija izrađuje izvještaj o kronologiji dolaska i prijave sudionika na skupštinu, njihov status, tijeku skupštine i rezultatima glasovanja koji se može ispisati te predstavlja pomoć javnom bilježniku pri izradi zapisnika. Također, podaci o skupštini, njezinom tijeku i rezultatima glasovanja, s analitičkim podacima, mogu se u digitalnom obliku pohraniti kao trajni zapis.